AAU logo

Anmodninger – og relation til aktindsigt

Anmodningssager – og relation til aktindsigtssager

AAU kan modtage anmodninger fra de registrerede. Anmodningerne kan fx gå på at få indsigt i eller slettet oplysninger, som AAU har om den registrerede. Ved henvendelser vedr. anmodninger skal de registrerede opfordres til at udfylde det relevante anmodningsskema (vedr. indsigt, sletning, berigtigelse eller begrænsning), som findes under universitetets privatlivspolitik på adressen https://www.aau.dk/om-cookies under punkt 5. ”Dine rettigheder”. Det udfyldte skema skal sendes til anmodning@aau.dk , og GDPR-enheden har ansvaret for at håndtere de anmodninger, der sendes hertil. I praksis håndteres sagerne i et tæt samarbejde mellem GDPR-enheden og de enkelte afdelinger i Fælles Service.

Afdelingerne i Fælles Service kan håndtere egne anmodningssager, som de modtager direkte – og som er afgrænset til fagsøjlens opgaveportefølje. Dette er primært relevant i Studieservice og HR. Disse sager skal dog håndteres efter de samme regler, som ved de tværgående sager.

For alle anmodninger fra de registrerede er reglen, at svaret skal ske uden unødig forsinkelse og senest en måned efter, at AAU har modtaget anmodningen. Hvis anmodningen er kompliceret, kan svarfristen forlænges med yderligere op til to måneder.
 

Relation til aktindsigtssager

Som offentlig myndighed, skal vi på AAU være opmærksomme på samspillet mellem henholdsvis databeskyttelsesforordningens regler om indsigt samt forvaltningslovens og offentlighedslovens regler om parts-aktindsigt og egenacces. AAU skal som udgangspunkt give den registrerede indsigt og/eller aktindsigt efter de regler, der i den konkrete sag er mest gunstig for den registrerede. Det er i den forbindelse underordnet, hvilket regelsæt den registrerede har henvist til, da den pågældende bad om indsigt eller aktindsigt.

I forhold til de indkomne anmodningssager vil GDPR-enheden sammen med repræsentanter fra de relevante afdelinger i Fælles Service vurdere anmodningerne, og ift. anmodningerne om indsigt vil det bl.a. blive afklaret, om sagen skal køres som en anmodningssag, en aktindsigtssag eller evt. begge dele, afhængig af den konkrete sag. Denne vurdering bør også finde sted i afdelingerne i Fælles Service – dels når de modtager en aktindsigtssag, dels når de modtager en indsigtsanmodning inden for deres eget område.  

  • +

    Materiale til sagsbehandling

    I AAU håndbogen findes materiale som anvendes i forbindelse med sagsbehandling af anmodningssager. Det drejer sig om:   

    • En overordnet procedurebeskrivelse som giver et overblik over rollefordeling, overordnet proces for anmodningssager, anmodningssager håndteret af afdelingerne i Fælles Service, journalisering og relation til aktindsigtssager.
       
    • Procedurebeskrivelser for sagsbehandling i hhv. GDPR-enheden og afdelingerne i Fælles Service.
       
    • Tilknyttet disse procedurebeskrivelser er der en række dokumenter til anvendelse i forbindelse med de forskellige typer anmodningssager en række skabeloner til intern besvarelse og håndtering af anmodningen, og en række skabeloner til besvarelse af den registrerede.

    Her findes materialet i AAU Håndbogen