15. maj 2018 - mail til ledere og nøglemedarbejdere om e-learningskursus

Kære {nøglemedarbejder og leder}

Som lovet på GDPR-kick off-mødet d. 4. maj sender vi jer her information om kurset i persondataforordningen til alle medarbejdere.

Det er jeres opgave at videredistribuere information og link til kurset til alle medarbejdere i jeres enhed.

Bemærk at der er et kursusrum per organisatoriske enheder. Denne mail omhandler: {enhed}, og skal videresendes til medarbejdere her. Fakultetsrum er kun for ansatte på fakultetskontorerne, altså ikke institutter og skoler.

Vi opfordrer til, at I sætter i gang hurtigst muligt, da Direktionen ønsker, at alle medarbejdere på AAU har gennemført kurset senest d. 25. maj.

Nedenfor finder I derfor:

  • Information til jer ledere og nøglemedarbejdere om processen
  • Standardtekst med information samt link til kurset til jeres medarbejdere

Information til jer om processen

Målet er, at alle medarbejdere på AAU har gennemført kurset d. 25. maj. I opfordres derfor til hurtigst muligt at videredistribuere nedenstående information samt link til kurset til alle medarbejdere i jeres enhed, så de har god tid til at tage kurset.

Gennemførelsen og registreringen af gennemførsel sker i Moodle, som er vores learning management-system på AAU, som flere derfor vil være kendte brugere af. I vil løbende have mulighed for at se hvem af jeres medarbejdere, der har gennemført kurset. Det kan I se i Moodle, når I logger ind. Vi har også mulighed for at lave et udtræk, og der vil blive tilsendt et sådan til jer d. 21. maj og d. 28. maj. Vi kan desværre ikke se, hvem der ikke har gennemført. Dette bør derfor holdes op mod listen over ansatte på jeres institut, afdeling eller tilsvarende.

Det er vigtigt, at jeres medarbejdere tilgår det kursusrum, der gælder for jeres specifikke enhed. Dette vil også fremgå af instruktionen. Ellers vil I ikke kunne se medarbejdernes gennemførelse i systemet.

Kurset er som nævnt oven for obligatorisk for alle medarbejdere og bør gennemføres senest d. 25. maj 2018, eller snarest herefter. Det kan være en idé at aftale et fælles tidspunkt for gennemførsel i jeres enhed evt. med et fællesmøde bagefter. Det understøtter dels en god gennemførselsprocent i jeres enhed, men giver jer også muligheden for at samles umiddelbart bagefter til en fælles refleksion, og I kan notere evt. spørgsmål ned, som er aktuelle for jer. Send dem gerne til os, så vi kan hjælpe jer videre.

Husk at ved ansættelser skal nye medarbejdere også gennemføre kurset, så det er vigtigt at link mv. fremadrettet indgår i orienteringsprocessen, når en ny medarbejder bliver ansat.

Har I spørgsmål til kurset eller distribueringen, så vend endelig tilbage hurtigst muligt.

Vi ønsker jer en god proces med kurset.

Mange hilsner

Projektgruppen for persondataforordningen på AAU

Sabine Jensen Jåtog, projektleder

www.persondata.aau.dk

 

Standardtekst med information samt link til kurset til jeres medarbejdere

Velkommen til AAU's kursus i databeskyttelsesforordningen. Kurset vil give dig en basisforståelse for loven og hvilken betydning, den kan have for dit arbejde på AAU. Kurset dykker ikke ned i de enkelte processer og systemer i et forskningsprojekt eller hos eksempelvis HR, studieservice mv. Derimod klæder det dig på til at forstå rammerne for håndtering af persondata og til at identificere situationer, hvor loven finder anvendelse. Du kan altid finde mere specifik information om persondata på AAU på www.persondata.aau.dk, som løbende opdateres.

Da alle medarbejdere i en eller anden grad håndterer persondata, er det besluttet af Direktionen, at kurset er obligatorisk for alle medarbejdere, herunder også ledere på alle niveauer.

Alle medarbejdere skal have gennemført kurset senest d. 25. maj 2018 eller snarest herefter.

Kurset består af 8 moduler i Moodle, og du tilgår kurset sådan her:

1. Åbn din browser (Internet Explorer, Chrome, Safari eller tilsvarende), og gå tilhttps://gdpr.moodle.aau.dk/course/view.php?id=35

2. Log ind med din AAU-e-mail og AAU-kode (samme som til mail mv.).

3. Du kommer nu ind i kursusrummet ’Byggeri og Anlæg / Civil Engineering’.

4. Vælg "Enrol me" for at tilmelde dig det pågældende kursus

5. Vælg kursus på enten dansk eller engelsk, afhængig af din sproglige præference.

Din status kan aflæses i boksen nederst højre hjørne i Moodle-rummet. Status skal stå til: Complete

Bemærk: Har du en blokering på at åbne nye vinduer, så vil du muligvis ikke få vist kurset i trin 5 uden at acceptere, at der åbnes et nyt vindue.

Denne advarsel vises forskelligt afhængig af hvilken browser, du har valgt:

Internet Explorer viser typisk en advarsel med mulighed for at vise vinduet alligevel. Den er placeret under adresselinjen eller i bunden af Internet Explorer-vinduet.

Chrome viser et lille vindue med et rødt kryds over i adresselinjen, som du kan klikke på og vælge at få vist vinduet.

I Safari kan blokering redigeres i menuen "Safari".

 

Hvilket kursusrum skal jeg vælge?

Du skal vælge det kursusrum, der svarer til dit organisatoriske tilhørsforhold. Du vil automatisk blive taget til det rette rum, hvis du følger linket herover. Rummene med fakultetsbetegnelser er kun til ansatte på fakultetskontorerne.

Hvor lang tid tager det at gennemføre?

Det tager cirka 1 time at komme igennem materialet.

Gemmes mine svar på quizspørgsmål, og hvad hvis jeg svarer forkert?

Spørgsmålene i materialet indgår udelukkende for, at du kan reflektere over, hvad du har læst/set. Hvis du svarer forkert, kan du overveje at kigge materialet igen. Svarene gemmes ikke, du evalueres ikke på dem, ligesom de ikke har indflydelse på, om du har gennemført kurset.

Hvornår har jeg gennemført?

Du har gennemført, når du har været igennem indhold og spørgsmål, der hører til alle 8 moduler. Hvis der er tekst, der skal foldes ud for at læses, er dette også en forudsætning for at gennemføre.

Kan jeg vende tilbage til kurset?

Ja, hvis du bliver nødt til at afbryde din gennemgang eller ønsker at vende tilbage til materialet som reference, så kan du det.

Hvor kan jeg finde mere information og få hjælp?

Har du behov for teknisk hjælp ift. at tilgå kurset, så kontakt support@its.aau.dk - angiv gerne "GDPR Moodle" i emnet for mailen.

Der er mere information på persondata.aau.dk, som løbende bliver opdateret. Her kan du også finde kontaktinformation, hvis du har behov for hjælp til din behandling af persondata.

 

ENGLISH:

 

Welcome to Aalborg University’s course in the Data Protection Regulation. The course will give you a basic understanding of the law and what impact it may have on your work at AAU. The course does not go into the Regulation’s impact on individual processes or systems, or organizational unit or departments such as Human Resources, Study Services etc. However, the course will enable you to understand the principles for handling personal data, and to identify situations where the law applies.

The Executive Management at AAU has decided that the course is mandatory for all members of staff, including managers at all levels, as most of the university staff handles personal data at some level or other.

All employees must have completed the course before the 25th of May 2018 or as soon as possible after this date.

The course contains 8 modules. You can access it using the instructions below:

1. Open your web browser (Internet Explorer, Chrome, Safari or similar) and go tohttps://gdpr.moodle.aau.dk/course/view.php?id=35

2. Sign in with your AAU email and code (the same as for webmail etc).

3. You will now enter the course ‘Byggeri og Anlæg / Civil Engineering’

4. Choose "Enrol me" to sign up for the specific course.

5. Choose the GDPR Danish or English course based on your language preferences.

Your status for completion is shown in the box below the menu in Moodle. Status must be: Complete

Be aware of pop up blockers: If your browser has a built-in pop up blocker you might not see the window with the course. However, your browser will probably warn you and display a notice for you to click on, to see the pop up. This is different between browsers:

Internet Explorer will probably show a warning either at the buttom of the window or below the address bar.

Chrome will show a small icon in the address bar with a small red mark. Click the icon for options to display the window.

In Safari you can change options in the “Safari” menu.

Which course should I choose?

Pick the course that corresponds to your organizational affiliation. You will be directed to the right room when using the link in this email. The faculty courses are for staff at the faculty offices only.

How long does it take to complete?

It takes about one hour to complete the course.

When have I completed the course?

You have completed the course, once you have been through the content and questions of all eight modules. If there is text to unfold as you go along, you must do so and read it in order to complete the course.

Will my quiz answers be saved? What if I give the wrong answer?

The questions in the course are only for reflection on what you have read/seen.  If your answer is wrong, you might want to look at the material once more. The answers will not be saved, and there will not be any assessment of your replies. Likewise, your answers will not affect your completion of the course.

Can I return to the course?

Yes. You can return to the material in case you are interrupted or wish to return to the material and use it as reference.

Where can I find more information and get assistance?

If you are in need of technical assistance e.g. to access the course, please contactsupport@its.aau.dk and state “GDPR Moodle” in the subject field.

AAU’s webpages regarding personal data contain further information and are updated on a regular basis. The pages also contain contact information, if you are in need of assistance for handling personal data.