18. maj 2018 - mail til ledere og nøglemedarbejdere

Kære alle

Først og fremmest en tak for jeres deltagelse i kick off-mødet d. 4. maj og efterfølgende for den gode modtagelse af e-learningskurset til alle ansatte.

Jeg vil i denne mail følge kort op på nogle af de igangsatte aktiviteter, såvel som informere om de sidste nye tiltag.

Kick off-mødet for ledere og nøglemedarbejdere

”I har måske den vigtigste opgave af alle, når det handler om den nye databeskyttelsesforordning fra EU; nemlig at være udførende på, at vi som universitet passer på de oplysninger, vi har om studerende, ansatte og forskningsaktiviteter”, sagde Rasmus Antoft blandt andet, da han bød jer nøglemedarbejdere og ledere velkommen til kick off-mødet om databeskyttelsesforordningen på AAU.

Hvis du ikke havde mulighed for at deltage på mødet, eller du gerne vil gense nogle af de vigtige informationer, kan du her:

Læse den opfølgende artikel om mødet inkl. power point-præsentation og videoer

Hoppe ind på videoen med Rasmus, der fortæller om, hvorfor databeskyttelsesforordningen er vigtigt.

Se videoen med Anders W. Ægidiussen, økonomiansvarlig på Institut for Kemi og Biovidenskab, som beskriver arbejdet med at forberede instituttet til kravene om databeskyttelsesforordningen.

Og endelig fortæller jeg selv om de næste skridt i denne video fra mødet.

E-learningskursus

Vi har oplevet god respons på modtagelsen af e-learningskurset, som er obligatorisk for alle ansatte. De spørgsmål, som er kommet fra jer i den forbindelse, går mestendels på, hvem i jeres enhed, der skal tage kurset. Vi har skrevet ud, at alle ansatte skal tage det, og en præcision af det er, at alle hos jer, der har en AAU-mailkonto, skal tage kurset.

Jeg skrev i min mail til jer om kurset, at I modtager en oversigt over de af jeres medarbejdere, der har gennemført kurset, d. 21. og d. 28. maj. D. 21. er imidlertid 2. Pinsedag, og derfor vil I i stedet først modtage første udtræk d. 22. maj, hvor vi har medarbejdere på arbejde, der kan trække oversigten ud af systemet.

Henvendelser fra pressen

Skulle I eller jeres medarbejdere få henvendelser fra pressen angående databeskyttelse på AAU, er det vigtigt, I henviser journalister m.fl. til Universitetsdirektør Antonino Castrone.

Databehandleraftaler – hvem kan indgå dem og hvordan

AAU har udarbejdet en standard databehandleraftale (skabelon), som ligger tilgængeligt på hjemmesiden lige her.

Vi ser i øjeblikket, at der tikker mange henvendelser ind udefra, som går på indgåelse af databehandleraftaler. Ligeledes har vi selv på AAU et behov for at kunne indgå databehandleraftaler. For at sikre, databehandleraftalerne indgås korrekt gælder følgende procedure:

Databehandleraftaler indgås i samarbejde med GDPR-teamet.
Hvis man modtager en databehandleraftale fra en leverandør eller samarbejdspartner, skal denne sendes til gennemgang ved GDPR-teamet. Databehandleraftalerne sendes til følgende mailadresse databehandleraftale@aau.dk.
Hvis man har kendskab til samarbejdspartnere, fx leverandører, hvormed der skal indgås en databehandleraftale, skal man sende en mail til GDPR-teamet på nævnte mailadresse med kontaktinformationer om samarbejdsparten. Herefter vil GDPR-teamet tage kontakt til vedkommende med henblik på at få indgået en databehandleraftale.
Der skal indgås en databehandleraftale med alle samarbejdspartere, der behandler (fx indsamler, opbevarer, anvender, videregiver mv.) personoplysninger på vegne af AAU. Personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, f.eks. navn, arbejdstelefon, mailadresse, CPR-nummer, eksamen, ansøgning, CV, fødselsdato mv.
Underskrevne databehandleraftaler sendes til ovennævnte mailadresse, hvor GDPR-teamet bag sikrer, at aftalen journaliseres.

Hvis man skal indgå en databehandleraftale, og man anvender standard databehandleraftalen (skabelonen), må man gerne indgå databehandleraftalen uden at inddrage GDPR-teamet, hvis man kun foretager ændringer i den gule markering.

Ændringer i den ikke-markerede tekst kræver involvering af GDPR-teamet.

I alle tilfælde skal underskrevne databehandleraftaler sendes til mailadressen, hvor teamet bag sikrer journalisering af databehandleraftalen i ESDH.

Møder vedrørende fortegnelser

Som i hørte Dorthe og Nana fortælle på kick off-mødet, så er de ved at gøre klar til at komme rundt og kigge på jeres fortegnelser sammen med jer. De første aftaler om møder er lige ved at blive sendt ud, så i vil høre noget meget snart omkring hvornår det er jeres tur.

Giv det videre

I har fortsat en meget vigtig rolle i at videregive informationer til jeres medarbejdere. Del endelig denne informationsmail med de medarbejdere, I finder den relevant for, og henvis også gerne til www.persondata.aau.dk for yderligere information, procedurer, værktøjer, kontaktinformationer mm. Siden opdateres løbende.

Endelig vil jeg også her minde jer om at give jeres medarbejdere et skub i den rigtige retning i forhold til e-learningskurset, som Direktionen har et mål om, at alle ansatte på AAU har gennemført d. 25. maj eller hurtigst muligt herefter.

Jeg forventer at sende jer en ny mail på torsdag, hvor der kommer information om bl.a. håndtering af anmodninger fra registrerede, sikkerhedsbrud, registrering af forskningsprojekter, sikker mail til udlandet, og nok yderligere et par emner.

Har I spørgsmål til noget af indholdet i denne mail er I som altid velkomne til at vende tilbage til mig.

God Pinse!

 

Venlig hilsen

Sabine Jensen Jåtog

GDPR-projektgruppen

 

 

Sabine Jensen Jåtog

IT projektleder, Projekt og systemforvaltning | AAU It Services

Email: sjj@its.aau.dk |  Web: www.its.aau.dk |

Telefon: (+45) 9940 7396 | Mobil (+45) 2533 4831 |

Kontor 4.2.48 | Selma Lagerlöfs Vej 300 | 9220 Aalborg Ø |