2. martis 2018 - Koordineringsmail til nøglemedarbejdere

Kære nøglemedarbejdere

Vi har i projektgruppen nogle nye informationer om implementeringen af databeskyttelsesforordningen på AAU til Jer.

Aflyst netværksmøde:
Som I ved, blev netværksmødet d. 27. februar aflyst. Mødets udgangspunkt var besvarelse af spørgsmål fra nøglemedarbejdere, men da der kom ganske få spørgsmål, vurderede vi, at det ikke var passende at samle Jer alle 1 time for at besvare de få spørgsmål. I stedet besvares de i denne mail.

FAQ:
I er meget velkomne til løbende at sende spørgsmål til Teia M. Stennevad på tms@its.aau.dk. Marker gerne mailen med ’FAQ’ i emnefeltet, da vi ønsker på sigt at lave en FAQ, som bliver tilgængelig på www.persondata.aau.dk.

Prioritering af opgaver:
Den første 1 ½ til 2 måneder af 2018 har der været et generelt tidspres og stor mangel på personaleressourcer. Derfor har vi været nødsaget til at lave en omprioritering af opgaver, da vi på nuværende tidspunkt ikke kan nå at komme i mål med de opgaver, vi i første omgang havde opprioriteret pga. deres kritiske karakter. Med omprioriteringen har vi taget de mest kritiske af de kritiske opgaver, og sat os som mål at nå dem.

Opgaver inden 25. maj 2018:
De opgaver, vi nu har fokus på at komme i mål med, er bl.a.:

  • Færdiggørelse af fortegnelser over behandlingsaktiviteter (alle de indleverede fortegnelser er ved at gennemgå et kvalitetstjek)
  • GAP-analyse (på behandlingsaktiviteterne). Herunder afklaring af særlovgivning og særregler, der påvirker, hvordan vi må behandle personoplysninger
  • Beredskabsplanlægning for sikkerhedsbrud (der stilles meget specifikke krav til, hvordan vi håndterer sikkerhedsbrud)
  • Set-up for modtagelse af begæringer fra registrerede (indsigtsanmodninger mm.). Herunder afklaring af særregler, da vi ikke er underlagt alle forpligtigelserne
  • Afklaring af roller og ansvar i organisationen. Herunder hvem der må underskrive de ansvarspådragende databehandleraftaler, og hvem der har ansvaret for at udføre intern kontrol af databehandling
  • Udvikling af skabeloner til bl.a. databehandleraftaler samt tilhørende vejledende materiale
  • Indgåelse/genforhandling af databehandleraftaler for de mest kritiske løsninger
  • Udvikling og planlægning af uddannelsestilbud/kursustilbud. Herunder opkvalificering af de relevante medarbejdere

Vi er ved at tage de sidste beslutninger om, hvordan GAP-analyserne skal udføres i praksis, og vi håber på snart at kunne have en udmelding klar til Jer og Jeres ledere.
Vi arbejder også på en tidsplan til Jer, som I gerne skulle modtage i uge 10.

Nye medlemmer i projektgruppen:
Vi er nu ved at have fået sat navne på de sidste kolleger i projektgruppen. Derfor vil I måske opleve, at der er mange ’nye’ ansigter på holdet, men de er alle gode AAU-kolleger, så de kender organisationen og i nogle tilfælde også Jer.
Projektgruppens nye medlemmer er ved at være sat ind i deres nye arbejdsopgaver, og vi kan allerede mærke, at vi flytter os hurtigere end hidtil.
Vi håber, I vil tage godt imod dem, når I møder dem i forbindelse med løsning af opgaverne.

Uddannelse og kursus om forordningen:
Vi arbejder på at få tilrettelagt uddannelsestilbud til alle og i særdeleshed få lagt en plan for, hvordan vi klæder nøglemedarbejdere/superbrugere på.
På grund af omprioriteringen af kritiske opgaver er der i første omgang fokus på at få sat et generalist-tilbud op, som er henvendt til alle AAU-medarbejdere. Derefter kommer der specifikke tilbud til kolleger med særlige opgaver, som derfor har brug for særlig viden – herunder kursustilbud til nøglemedarbejdere/superbrugere.

Kommunikation mellem projektgruppen og nøglemedarbejdere:
I projektgruppen er det vigtigt for os, at vi har god direkte kommunikation med Jer, og at I ved, hvor I skal henvende Jer med spørgsmål.
Vi har en DPO-mail, som vi anvender til at afsende og modtage opgaver i forbindelse med implementeringsprocessen. DPO-mailen bruges også til andre enkelte administrative formål (fx koordineringsmails til Jer).
Hvis I har behov for direkte kommunikation med en medarbejder fra projektgruppen, skal I kontakte dem via deres personlige arbejdsmail.
Vi får mange mails, og derfor kan I forvente lidt behandlingstid, men vi forsøger at opprioritere henvendelser fra Jer.

Bred information om databeskyttelsesforordningen:
Vi oplever, at der bredt på AAU er interesse for databeskyttelsesforordningen, og en del AAU-kolleger har ønsket at komme på modtagerlisten for de informationer, vi sender til Jer. Da det er en koordineringsliste for både opgaver, mødeindkaldelser og information specifikt til jer, så ønsker vi at holde den uforstyrret.
I stedet må I meget gerne ved spørgsmål fra andre informere dem om, at vi løbende lægger information på www.persondata.aau.dk (inkl. de informations- og koordineringsmails, vi sender til Jer, samt slideshow fra netværksmøder).
Vi vil på sigt også tilbyde mere generel information om databeskyttelsesforordningen (fx i form af et nyhedsbrev, som alle kan tilmelde sig).

Kontaktliste over nøglemedarbejdere:
Vi vil gerne have en kontaktliste over nøglemedarbejdere på www.persondata.aau.dk, så jeres kolleger kan se, hvem I er. En del nøglemedarbejdere har også efterspurgt kontaktlisten for lettere at kunne vende spørgsmål med de kolleger, der arbejder med samme opgaver. Listen bliver lagt op, når den er klar og opdateret.

Venlig hilsen
GDPR-projektgruppen