22. maj 2018 - mail til ledere og nøglemedarbejdere

Kære alle

Vi arbejder på højtryk for at få alle værktøjer og informationer klar til jer, og jeg har lovet at informere jer løbende. Derfor sender jeg jer her endnu en samling af nyttige informationer.

E-learningskursus

Jeg har i dag sendt jer en oversigt over de medarbejdere i jeres enhed, der har gennemført AAU-e-learningskurset i databeskyttelsesforordningen. Giv endelig de resterende medarbejdere et kærligt puf i den rigtige retning, så de også får taget kurset.

Sikker mail til udlandet

I Danmark anvender vi et NemID-certifikat til at kryptere e-mails via den sikre mailboks. Da udlandet ikke anvender NemID-certifikater, skal man i hvert enkelt tilfælde ud og hente et certifikat fra modtageren. Vi har udarbejdet en guide, som trinvist fortæller hvordan, man generelt bruger sikker mail. Sidst i guiden er der en beskrivelse af, hvordan man sender sikker mail til udlandet. I finder guiden her.

Hvad gør vi med forskningsprojekter, indtil registreringsordningen er klar?

Den nuværende anmeldelsesordning, hvis formål har været at overholde Datatilsynets krav i forbindelse med AAU’s fællesanmeldelse ved Datatilsynet, skal på AAU erstattes af en registreringsordning. Registreringsordningen skal først og fremmest bruges til at sikre, at der løbende opdateres en fortegnelse over behandlinger af personoplysninger på forskningsområdet. Derudover er formålet med registreringsordningen at give AAU’s forskere et redskab til at kunne overholde en række centrale databeskyttelsesregler, herunder fx oplysningspligten, princippet om gennemsigtighed og dokumentation.

Desværre bliver registreringsordningen ikke klar til d. 25. maj, og det er derfor besluttet, at den nuværende anmeldelsesordning anvendes i overgangsperioden. Herved kan det sikres, at der udarbejdes en fortegnelse på forskningsområdet.

Førhen har det kun været projekter, hvori der blev behandlet fortrolige personoplysninger, der skulle anmeldes. Dette ændres imidlertid, således at alle forskningsprojekter, hvori der behandles almindelige, fortrolige eller følsomme personoplysninger anmeldes i den nuværende anmeldelsesordning, der kan findes her: http://www.informationssikkerhed.aau.dk/persondata/forskning/

Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU

Vær opmærksom på, at der gælder særlige regler for overførsel af personoplysninger, herunder også pseudonymiserede personoplysninger, til lande uden for EU og EØS. Lande uden for EU/EØS kaldes i forordningen for tredjelande. Du vil snart kunne læse mere om reglerne for overførsel til tredjelande påwww.persondata.aau.dk

Databehandleraftaler – forskel på administration og forskning

AAU har udarbejdet flere standard databehandleraftale-skabeloner, som kommer til at ligge tilgængeligt fra den 25. maj 2018 på hjemmesiden.

I fredags skrev jeg ud til jer om processen inden for det administrative område. Databehandleraftaler på det forskningsmæssige område indgås som hidtil i et samarbejde mellem institutterne og Kontraktenheden, AAU Innovation.

Har I spørgsmål til noget af indholdet i denne mail, er I som altid velkomne til at vende tilbage til mig.

 

Venlig hilsen 

Sabine J. Jåtog

GDPR-projektgruppen

Se mere om databeskyttelse på AAU: www.persondata.aau.dk

Email: sjj@its.aau.dk |  Web: www.its.aau.dk |

Telefon: (+45) 9940 7396 | Mobil (+45) 2533 4831 |

Aalborg Universitet | Niels Jernes Vej 12 | Aalborg Øst