24. maj 2018 - mail til alle ledere og nøglemedarbejdere

Kære alle

Vi er rigtig tæt på nu – fra i morgen gælder den nye databeskyttelsesforordning!

Information, information, information

Vi er nået langt, men stadig flere informationer, værktøjer, skabeloner mm. er på vej til jer. Vi opdaterer løbende på www.persondata.aau.dk, også hvad angår engelske oversættelser af det hele. Husk endelig på, at I også har en vigtig informantrolle – send gerne informationer, som I modtager, videre ud til jeres ansatte – både TAP’er og VIP’er.

Vi bestræber os på at informere på flere forskellige platforme – mail, website, via jer ledere og nøglemedarbejdere, og I vil også få en tryksag tilsendt, som vi vil bede jer distribuere videre ud til jeres ansatte. I første omgang kommer den på dansk, og en engelsk udgave følger. For begge udgaver gælder det, at I er velkomne til at efterbestille flere eksemplarer hos mig. Senere i dag vil alle ansatte på AAU også modtage en mail fra rektor, som fremhæver de allervigtigste emner, der berører AAU fra og med i morgen.

Målet for e-learningskurset er inden for rækkevidde

Tak for jeres indsats omkring e-learningskurset! Omkring 2200 ansatte har allerede gennemført, og vi kan se, at der er stor aktivitet i dag, så flere er godt i gang.

Jeg har fået nogle henvendelser omkring, hvordan man ved, om man har gennemført kurset. Man får desværre ikke vist en ”du har nu gennemført kurset”-side, når man er igennem alle modulerne, men det er muligt selv at tjekke gennemførslen i Moodle, hvis man er i tvivl om, hvorvidt gennemførslen er blevet registreret. Klik på "Course completion status"-block'en nederst til venstre. Her står "Complete", når man har gennemført. Den skrifter fra Pending > In progress > Complete, så der går måske et minut, før det kan ses, efter man har lukket SCORM-kurset ned.

Bliv endelig ved med at opfordre jeres medarbejdere til at gennemføre kurset. I modtager en oversigt over gennemførte medarbejdere på jeres enhed igen på mandag d. 28. maj.

AAU’s databeskyttelsesrådgiver

Fra i morgen gælder det også for AAU, at vores databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer (DPO)), Teia Melvej Stennevad træder ind i sin rolle. Får I henvendelser fra registrerede (fx nuværende eller forhenværende studerende eller ansatte, eller respondenter, der har medvirket eller medvirker i et forskningsprojekt) om deres rettigheder i forhold til de personoplysninger, vi opbevarer eller behandler om dem, som I er i tvivl om håndteringen af, så skal I endelig kontakte Teia på dpo@aau.dk. Det er også dpo@aau.dk, vi fremadrettet kommer til at anvende som den mail, der (også) er underlagt tavshedspligt. Så i situationer, hvor medarbejdere kan få behov for at ’anmelde’ andre medarbejdere eller deres ledere, kan de trygt anvende denne mail, hvor alt vil blive behandlet fuldt fortroligt.

Databehandleraftaler med censorer

I øjeblikket sidder mange af jer med eksamensplanlægning, og kan i den forbindelse være i tvivl om, hvordan databehandleraftaler med censorer indgås. Der arbejdes i øjeblikket på en plan for at få aftalegrundlaget med censorerne på plads, og I skal derfor blot fortsætte med at planlægge eksamener. Giv endelig denne vigtige information videre til de af jeres medarbejdere, som varetager eksamensplanlægningen.

Har I spørgsmål, så kontakt mig endelig, dog skal i forvente lidt svartid da der kommer mange henvendelser i øjeblikket.

Venlig hilsen 

Sabine

 

 

Sabine Jensen Jåtog                                                                             

GDPR-projektgruppen