AAU logo

data om studerende

Må man opgive personlige oplysninger vedr. personen selv til en person der henvender sig pr. mail?

Personlige oplysninger. Man kan normalt IKKE være sikker på, at mails kommer fra den, der er angivet i mailen eller mailadressen. Folk kan meget let forfalske en ”afsender” i en mail. Mails der sendes med digital signatur kan man dog godt regne med kommer fra den rigtige.

Hvis man selv sender en mail til en i forvejen registreret mail-adresse, kan man også være meget sikker på, at den kommer til den rette. Følsomme oplysninger må kun sendes til nogen, hvor man er sikker på, at det kommer til den rigtige. Herudover må følsomme oplysninger må kun sendes ved krypteret mail. Oplysninger om karakterer anses for en følsom oplysning.

Senest revideret 08.12.09 (CBT) - Charlotte Bagger Tranberg

Personoplysning

En personoplysning, er enhver form for information om en person, som gør det muligt for en eller anden at genkende vedkommende (også selv om det kun vil være én enkelt anden person, som fx kender vedkommende særdeles godt, der vil være i stand til at genkende vedkommende).

I visse tilfælde vil dokumenter kunne anonymiseres (fx projekter mv.) uden at dette går ud over arbejdet med dokumentet. I så fald skal anonymiseringen sikre, at ingen vil være i stand til at genkende, hvilken eller hvilke personer, oplysningerne angår. Heller ikke vedkommende selv eller der hvor oplysningerne kommer fra, må kunne genkende personen bag oplysningerne

Følsomme oplysninger

Følsomme oplysninger er bl.a. om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold, jf. PDL § 7. Endvidere er det oplysninger om strafbare forhold og væsentlige sociale problemer, jf. PDL § 8.

Navn og adresse er normalt ikke følsomme oplysninger. Dette er kun tilfældet, hvis vedkommende har givet AAU besked om, at telefonnummer og/eller adresse er hemmeligt. (Dette registreres automatisk i STADS, hvis vedkommende har bedt om det i forhold til Folkeregistret).

Cpr.nr. og karakterer er følsomme oplysninger. Cpr.nr. er endvidere en fortrolig oplysning.

Krypteret mail

Hvis man sender en krypteret mail, så er det kun modtageren, der kan læse indholdet og ikke uvedkommende, der ”opsnapper” mailen via Internettet.

Mails kan fx krypteres med et særligt program eller ved en særlig teknik med brug af en digital signatur. IT afdelingerne kan hjælpe med dette. 

Digital signatur

E-mails kan sendes ved digital signatur. Man kan enten få en privat digital signatur (fx hos TDC) eller få en medarbejder digital signatur (hos AAU's centrale IT-afdeling). Begge signaturer kan bruges til at sende e-mails med digital signatur.

Ikke alle e-mail-programmer kan benyttes til digital signatur. IT-afdelingerne kan oplyse, hvilke mail-programmer, der kan.

Når man sender en e-mail med digital signatur, så sikre teknikken at der er en meget stor sikkerhed for, at den, som en mail kommer fra, faktisk er den person, der har afsendt mailen, dvs. at den ikke kommer fra en ”falsk” afsender. Digital signatur giver en sikkerhed på højde med (eller højere) end et papir med underskrift.