AAU logo

data om studerende

Må studiet lave en fortegnelse over de studerende? Hvilke oplysninger må man registrere om studerende?

Der må som udgangspunkt registreres almindelige ikke-følsomme oplysninger om studerende (navn, adresse, telefonnummer, emailadresse, semester, projektgruppe m.v.). Der er dog krav om, at alle oplysninger, der registreres skal være ”nødvendige” og ”relevante”.

Dette betyder, at der må registreres oplysninger, der har betydning for udførelsen af opgaverne med studieadministration m.v.

Som udgangspunkt er det den person, der registrerer oplysningerne, der afgør, om konkrete oplysninger har betydning for løsning af en opgave.

Der må gerne bruges cpr.numre på lister m.v., når det er nødvendigt til entydig identifikation af den studerende. I langt de fleste tilfælde kan den enkelte studerende identificeres entydigt ved hjælp af studienummer.

Hvis det drejer sig om oplysninger, der er følsomme, skal disse registreres på en måde, som er så skånsom som muligt. F.eks. hvis det er nødvendigt af hensyn til undervisnings- og eksamensafvikling at vide, hvilke studerende, der bruger kørestol, så skal kun dette registreres og ikke, hvad årsagen er (handicap m.v.).

Hvis der er tale om følsomme oplysninger, skal det særligt overvejes, om der faktisk er behov for registreringen af hensyn til administrationen.

Hvis registreringen mest er af hensyn til den studerende selv og ”servicering” af vedkommende, må der kun registreres oplysninger efter indhentet samtykke fra vedkommende (se word blanket). Man kan også overveje, om man i stedet bør undlade registreringen.

Hvis man er i tvivl, om en konkret oplysning kan behandles i forhold til studieadministration eller lignende formål, er det altid en god ide at få den pågældendes samtykke til behandlingen.

Senest revideret 08.12.09 (CBT) - Charlotte Bagger Tranberg

Samtykke

”Enhver frivillig, specifik og informeret viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede indvilger i, at oplysninger, der vedrører den pågældende selv, gøres til genstand for behandling”. Jf. persondatalovens § 3, nr. 8.

”Frivillig” betyder, at der ikke må lægges noget direkte eller indirekte pres.

”Specifikt” betyder, at det forklares præcist, hvilke oplysninger der registreres/videregives, hvorfor de registreres/videregives og til hvilket formål.

Et samtykke bør gives skriftligt. Det kan gives på en blanket, som udfyldes og underskrives, men der kan også laves en konkret tekst, hvis der er behov for samtykke til noget, som der ikke allerede er blanket til og som der måske mere sjældent er behov for.

Der kan indhentes samtykke til mange ting på én gang, fx en blanket ved studiestart med både samtykke til at lægge billede på hjemmeside, offentliggørelse af karakterlister osv.

En studerende, der har givet samtykke, kan altid tilbagekalde sit samtykke. Herefter må oplysninger, der er offentliggjort, fjernes fra offentliggørelsen, og ved oplysninger, der er registreret, skal det noteres, at oplysningerne ikke længere må benyttes og videregives.

Følsomme oplysninger

Følsomme oplysninger er bl.a. om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold, jf. PDL § 7. Endvidere er det oplysninger om strafbare forhold og væsentlige sociale problemer, jf. PDL § 8.

Navn og adresse er normalt ikke følsomme oplysninger. Dette er kun tilfældet, hvis vedkommende har givet AAU besked om, at telefonnummer og/eller adresse er hemmeligt. (Dette registreres automatisk i STADS, hvis vedkommende har bedt om det i forhold til Folkeregistret).

Cpr.nr. og karakterer er følsomme oplysninger. Cpr.nr. er endvidere en fortrolig oplysning.