AAU logo

data om studerende

Til hvilke formål må der videregives personlige oplysninger vedr. studerende til andre ansatte på AAU?

Personlige oplysninger. Der må videregives alle oplysninger, der er nødvendige og relevante. Dette betyder, at der må videregives oplysninger, der har betydning for udførelsen af opgaverne med studieadministration m.v.

Cpr.numre må videregives, hvis det er nødvendigt til entydig identifikation af den studerende. Der bør dog anvendes studienummer i alle sammenhænge, hvor det er muligt.

Hvis oplysningerne ikke er følsomme (f.eks. navn, adresse, gruppe m.v.), er der ikke yderligere krav.

Det er vigtigt, at især oplysninger, der er følsomme, videregives på en måde, som er så skånsom og sikker som muligt. Følsomme oplysninger må godt sendes pr. mail til e-mailadresser internt på AAU. Afsenderen skal derfor være opmærksom på, om modtageren videresender sine e-mails fra en AAU-adresse til en ekstern e-mail, f.eks. gmail eller hotmail. Hvis modtageren videresender sine e-mail til en ekstern mail, må følsomme oplysninger IKKE sendes pr. mail.

Hvis det er nødvendigt, af hensyn til undervisnings- og eksamensafvikling, at vide hvilke studerende, der bruger kørestol, skal kun dette videregives og ikke, hvad årsagen er (handicap m.v.).

Er der tale om følsomme oplysninger, skal det særligt overvejes, om der faktisk er behov for videregivelsen af hensyn til administrationen.

Hvis videregivelsen mest er af hensyn til den studerende selv og ”servicering” af vedkommende, må der kun videregives oplysninger efter indhentet samtykke fra vedkommende. Man kan også overveje, om man i stedet bør undlade videregivelsen.

Hvis man er i tvivl, om en konkret oplysning kan videregives i forhold til studieadministration eller lignende formål, er det altid en god ide at få den pågældendes samtykke til videregivelsen.

Oplysningerne kan videregives mundtligt/telefonisk, hvis videregivelsen har ”betydning” for arbejdet.

Senest revideret 08.12.09 (CBT) - Charlotte Bagger Tranberg

Følsomme oplysninger

Følsomme oplysninger er bl.a. om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold, jf. PDL § 7. Endvidere er det oplysninger om strafbare forhold og væsentlige sociale problemer, jf. PDL § 8.

Navn og adresse er normalt ikke følsomme oplysninger. Dette er kun tilfældet, hvis vedkommende har givet AAU besked om, at telefonnummer og/eller adresse er hemmeligt. (Dette registreres automatisk i STADS, hvis vedkommende har bedt om det i forhold til Folkeregistret).

Cpr.nr. og karakterer er følsomme oplysninger. Cpr.nr. er endvidere en fortrolig oplysning.

Krypteret mail

Hvis man sender en krypteret mail, så er det kun modtageren, der kan læse indholdet og ikke uvedkommende, der ”opsnapper” mailen via Internettet.

Mails kan fx krypteres med et særligt program eller ved en særlig teknik med brug af en digital signatur. IT afdelingerne kan hjælpe med dette.

Personoplysning

En personoplysning, er enhver form for information om en person, som gør det muligt for en eller anden at genkende vedkommende (også selv om det kun vil være én enkelt anden person, som fx kender vedkommende særdeles godt, der vil være i stand til at genkende vedkommende).

I visse tilfælde vil dokumenter kunne anonymiseres (fx projekter mv.) uden at dette går ud over arbejdet med dokumentet. I så fald skal anonymiseringen sikre, at ingen vil være i stand til at genkende, hvilken eller hvilke personer, oplysningerne angår. Heller ikke vedkommende selv eller der hvor oplysningerne kommer fra, må kunne genkende personen bag oplysningerne.

Samtykke

”Enhver frivillig, specifik og informeret viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede indvilger i, at oplysninger, der vedrører den pågældende selv, gøres til genstand for behandling”. Jf. persondatalovens § 3, nr. 8.

”Frivillig” betyder, at der ikke må lægges noget direkte eller indirekte pres.

”Specifikt” betyder, at det forklares præcist, hvilke oplysninger der registreres/videregives, hvorfor de registreres/videregives og til hvilket formål.

Et samtykke bør gives skriftligt. Det kan gives på en blanket, som udfyldes og underskrives, men der kan også laves en konkret tekst, hvis der er behov for samtykke til noget, som der ikke allerede er blanket til og som der måske mere sjældent er behov for.

Der kan indhentes samtykke til mange ting på én gang, fx en blanket ved studiestart med både samtykke til at lægge billede på hjemmeside, offentliggørelse af karakterlister osv.

En studerende, der har givet samtykke, kan altid tilbagekalde sit samtykke. Herefter må oplysninger, der er offentliggjort, fjernes fra offentliggørelsen, og ved oplysninger, der er registreret, skal det noteres, at oplysningerne ikke længere må benyttes og videregives.